Andmekaitsejuhend
Isikuandmete kaitse üldmäärusele vastav privaatsus- ja andmekogu teave füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise kohta.
Vastutav töötleja
Ace Market Oy, registrikood 3391371-1
Kannistontie 16, 29270 Hormisto
Andmeid säilitatakse ettevõtte Creaction Finland Oy Shurikeni ERP-süsteemis. Creaction Finland Oy vastutab süsteemi teostuse ja halduse, andmekaitse ning andmete varundamise eest. Kõiki andmeid säilitatakse ja töödeldakse ühes ja samas andmekogus (st ühes andmebaasis).
Andmekogu nimi
Finoy Oy kliendi-, tellimus-, arveldus- ja turundusandmete kogu.
Isikuandmete töötlemise põhimõtted
Järgime isikuandmete töötlemisel järgmisi põhimõtteid:
Isikuandmete töötlemisel tagatakse, et:
a) töötlemine on seaduslik, õiglane ja andmesubjektile läbipaistev („seaduslikkus, õiglus ja läbipaistvus”);
b) isikuandmeid kogutakse täpselt ja selgelt kindlaksmääratud ning õiguspärastel eesmärkidel ning neid ei töödelda hiljem viisil, mis on nende eesmärkidega vastuolus; isikuandmete edasist töötlemist avalikes huvides toimuva arhiveerimise, teadus- või ajaloouuringute või statistilisel eesmärgil ei loeta artikli 89 lõike 1 kohaselt algsete eesmärkidega vastuolus olevaks („eesmärgi piirang”);
c) isikuandmed on asjakohased, olulised ja piiratud sellega, mis on vajalik nende töötlemise eesmärgi seisukohalt („võimalikult väheste andmete kogumine”);
d) isikuandmed on õiged ja vajaduse korral ajakohastatud ning tuleb võtta kõik mõistlikud meetmed, et töötlemise eesmärgi seisukohast ebaõiged isikuandmed kustutataks või parandataks viivitamata („õigsus”);
e) isikuandmeid säilitatakse kujul, mis võimaldab andmesubjekte tuvastada ainult seni, kuni see on vajalik selle eesmärgi täitmiseks, milleks isikuandmeid töödeldakse; isikuandmeid võib kauem säilitada juhul, kui isikuandmeid töödeldakse üksnes avalikes huvides toimuva arhiveerimise, teadus- või ajaloouuringute või statistilisel eesmärgil vastavalt artikli 89 lõikele 1, eeldusel et andmesubjekti õiguste ja vabaduste kaitseks rakendatakse käesoleva määrusega ettenähtud asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid („säilitamise piirang”);
f) isikuandmeid töödeldakse viisil, mis tagab isikuandmete asjakohase turvalisuse, sealhulgas kaitseb loata või ebaseadusliku töötlemise eest ning juhusliku kaotamise, hävitamise või kahjustumise eest, kasutades asjakohaseid tehnilisi või korralduslikke meetmeid („usaldusväärsus ja konfidentsiaalsus”).
Andmeid töödeldakse peamiselt Euroopa Majanduspiirkonnas (EMP). Andmeid võidakse edastada väljapoole EMPd, kui tellimus toimetatakse kohale väljaspool EMPd (kättetoimetamise andmed edastatakse veoettevõtjale) või kui veebianalüütika teenusepakkuja (nt Google, Meta) töötleb andmeid väljaspool EMPd. Sellisel edastamisel tuginetakse asjakohastele kaitsemeetmetele, nagu ELi ja USA andmekaitseraamistik või ELi tüüptingimused. Andmeid säilitatakse seni, kuni klient palub need kustutada. Andmeid säilitatakse näiteks veebianalüütika tarbeks (statistilistel põhjustel) ja uute tellimuste esitamise hõlbustamiseks (kliendi huvides).
Andmete säilitamise eesmärk
Kliendiandmeid säilitatakse järgmistel eesmärkidel: klientidega suhtlemine, kliendi- ja ärisuhte hoidmine ning arendamine ja aruandlus ning statistika. Finoy Oy kasutab neid ja muid kliendisuhte käigus saadud andmeid oma toodete ja teenuste kavandamiseks ning suunamiseks.
Isikuandmeid kasutatakse andmekaitseõiguse (isikuandmete kaitse üldmäärus ja Soome isikuandmete kaitse seadus) lubatud ja nõutud piires. Andmeid ei avaldata kolmandatele isikutele muul viisil kui peatükis „Andmete avaldamine ja edastamine” kirjeldatud viisil.
Uudiskirja tellinud isikute e-posti aadresse kasutatakse uudiskirja saatmiseks. Kontaktivormil esitatud andmeid kasutatakse kontaktivõtule vastamiseks.
Säilitatavad andmed
Kliendiregister koosneb mitmest eraldi andmekogust, mis on moodustatud nende peamise otstarbe alusel. Nendes sisalduvad andmed moodustavad koos järgmised kliendipõhised andmekogumid:
- Kliendi kontaktandmed ja tellimiseks vajalikud andmed: ees- ja perekonnanimi, tänava aadress, sihtnumber, linn, riik, keel, telefoninumber ja e-posti aadress. Isikukood salvestatakse üksnes siis, kui valitud makseviis või ostetav toode seda eeldab. Äriühingutest, mittetulundusühingutest ja organisatsioonidest klientide puhul lisaks ettevõtte nimi ja registrikood.
- Kliendirühma andmed, sooduskategooria ja muu kliendipõhine lisateave.
- Arveldusaadress ja muud arveldusandmed.
- Võimalik nõusolek otseturunduseks.
- Andmed kliendi tellimuste, tarnete ja tagastuste kohta.
- Sisselogimiseks vajalikud tunnused.
- IP-aadress või muu identifikaator.
- Muu kliendisuhtega seotud tekstiline teave, näiteks kontaktivõtu põhjus või soov tellimuse tarneaja kohta.
Isikuandmed kustutatakse kliendi taotlusel.
Andmete avaldamine ja edastamine
Andmeid avaldatakse kolmandatele isikutele üksnes ulatuses, mida nõuab tellimuse täitmine või seadusest tulenev kohustus. Vastuvõtjad on näiteks makseteenuse pakkujad, krediidiinfo ettevõtted, veoettevõtjad ja ametiasutused. Andmetöötluse korralduse tõttu võib osa andmetest asuda meie IT-alltöövõtjate juures.
Korrapärased andmeallikad
Kontakt- ja kliendiandmeid kogutakse kliendisuhte alguses ja selle kestel selle põhjal, mida klient vastutavale töötlejale teatab. Kliendisuhe algab, kui klient registreerub teenuses, esitab tellimuse, tellib otseturundust või sooritab ostu. Kliendisuhet võib alustada ka kliendi soovil, näiteks telefonivestluse alusel.
Nõusolekut elektrooniliseks otseturunduseks (e-posti ja tekstisõnumiturundus) küsitakse eraldi, nagu näeb ette andmekaitseõigus. Teave kliendi krediidivõimelisuse kohta tellimuse esitamise hetkel saadakse ettevõtte Paytrail Oyj (registrikood 2122839-7), Aurajoki Nordic Oy (1998514-5) ja/või Suomen Asiakastieto Oy (0111027-9) süsteemist.
Veebianalüütika ja reklaam
Kasutame analüütika- ja reklaamitööriistu, mis töötlevad teie külastuse kohta isikuandmeid. Olenevalt teie küpsisevalikutest võivad need tööriistad saada teie IP-aadressi, brauseri- ja seadmeteavet, küpsisetunnuseid ning teavet vaadatud lehtede kohta. Tellimuse esitamisel võidakse neile edastada ka teie e-posti aadress, nimi, telefoninumber, sihtnumber ja linn. Kontaktandmed räsitakse enne saatmist, mis varjab nende sisu, kuid ei muuda neid anonüümseks.
Andmeid kasutatakse turunduse tulemuslikkuse mõõtmiseks, ostude omistamiseks ja reklaami suunamiseks. Võime kasutada järgmisi tööriistu ja teenuseid:
- Google (Google Ads ja täiustatud konversioonid): https://business.safety.google/privacy/
- Google Analytics: https://analytics.google.com/analytics/web/
- Meta (Facebook) Pixel ja Conversions API: https://www.facebook.com/business/tools/meta-pixel
- Microsoft Advertising (Bing Ads): https://about.ads.microsoft.com/en-us/resources/policies
Teenusepakkujad võivad andmeid töödelda ka väljaspool EMPd asjakohaste kaitsemeetmete alusel, näiteks ELi ja USA andmekaitseraamistiku või ELi tüüptingimuste alusel. Selle töötlemise valikuid saate muuta lehe lõpus olevates küpsiseseadetes.
Isikuandmete töötlemise õiguslikud alused
Isikuandmete töötlemiseks peab olema õiguslik alus. Töötleme isikuandmeid nõusoleku alusel (nt uudiskirja tellimine), lepingu alusel (nt tellimuse esitamine), vastutava töötleja juriidilise kohustuse alusel (nt loakohustuslike toodete soetamine ja valdamine), eluliste huvide kaitseks (nt osalemine kursusel, mis eeldab teavet isiku tervise kohta) või vastutava töötleja või kolmanda isiku õigustatud huvi alusel (nt veebianalüütika).
Küpsised
Kasutame küpsiseid, et arendada oma veebisaiti teie jaoks. Küpsiste eesmärk on parandada ja kiirendada ostukogemust. Küpsiseid võidakse kasutada ka paremate pakkumiste ja isiklikumate tootesoovituste esitamiseks. Küpsis on väike tekstifail, mille veebiserver salvestab kasutaja kõvakettale. Osa veebisaidi funktsioonidest võib eeldada küpsiste vastuvõtmist. Kasutaja veebibrauser võtab küpsised tõenäoliselt vaikimisi vastu, kuid kasutaja saab küpsiseid brauseri seadetes ka blokeerida või need pärast kasutamist brauserist eemaldada. Lisateavet brauseripõhiste seadete kohta leiab brauseri tootja juhistest.
Isikuandmete kaitsmine
Isikuandmete kogule juurdepääs eeldab eriõigusi. Juurdepääs on piiratud andmetega, mida isik oma töös vajab, ning see eeldab isiklike kasutajatunnuste kasutamist. Kliendiregister ja seda töötlev riistvara asuvad suletud serveriruumides. Riist- ja tarkvara uuendatakse korrapäraselt ja asjakohaselt ning võimalikele ohtudele reageeritakse viivitamata. Häirete puhuks varundatakse andmeid korrapäraselt. Süsteem on väljastpoolt tulevate ühenduste eest kaitstud tulemüüriga.
Kliendiregistri andmeid töötlevat personali seob konfidentsiaalsuskohustus. Andmeid avaldatakse üksnes seadusest tuleneva teatamiskohustuse alusel, näiteks kliendi enda taotlusel või ametiasutuse seadusel põhineval nõudel.
Andmesubjekti õigused
Andmesubjektil on õigus:
- tutvuda teda puudutavate isikuandmetega ja saada nendest koopia
- nõuda ebaõigete või puudulike andmete parandamist
- nõuda oma andmete kustutamist, kui töötlemiseks ei ole enam alust
- nõuda töötlemise piiramist
- esitada vastuväiteid õigustatud huvil põhinevale töötlemisele ja keelata otseturundus
- saada enda esitatud andmed ülekantavas vormis, kui töötlemine põhineb nõusolekul või lepingul
- võtta antud nõusolek igal ajal tagasi
Taotlused esitatakse vastutavale töötlejale. Andmesubjektil on lisaks õigus esitada kaebus järelevalveasutusele; Soomes on selleks andmekaitsevoliniku büroo (tietosuoja.fi).