Ochrana osobních údajů
Zásady ochrany osobních údajů v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů.
Správce
Ace Market Oy, identifikační číslo společnosti 3391371-1
Kannistontie 16, 29270 Hormisto
Údaje jsou uloženy v podnikovém informačním systému Shuriken společnosti Creaction Finland Oy. Společnost Creaction Finland Oy odpovídá za realizaci a správu systému, za ochranu údajů a za zálohování údajů. Veškeré údaje jsou uloženy a zpracovávány ve stejné evidenci (tj. v jedné databázi).
Název evidence
Finoy Oy – evidence zákaznických, objednávkových, fakturačních a marketingových údajů.
Zásady zpracování osobních údajů
Při zpracování osobních údajů dodržujeme následující zásady:
Osobní údaje musí být
a) ve vztahu k subjektu údajů zpracovávány korektně a zákonným a transparentním způsobem („zákonnost, korektnost a transparentnost“);
b) shromažďovány pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný; další zpracování pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely se podle čl. 89 odst. 1 nepovažuje za neslučitelné s původními účely („účelové omezení“);
c) přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány („minimalizace údajů“);
d) přesné a v případě potřeby aktualizované; musí být přijata veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny („přesnost“);
e) uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány; osobní údaje lze uložit po delší dobu, pokud se zpracovávají výhradně pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely podle čl. 89 odst. 1, a to za předpokladu provedení příslušných technických a organizačních opatření požadovaných tímto nařízením s cílem zaručit práva a svobody subjektu údajů („omezení uložení“);
f) zpracovávány způsobem, který zajistí náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením („integrita a důvěrnost“).
Údaje jsou zpracovávány především v rámci EHP. Údaje mohou být předány mimo EHP, pokud je objednávka doručována mimo EHP (údaje o doručení jsou předány přepravní společnosti) nebo pokud poskytovatel webové analytiky (např. Google, Meta) zpracovává údaje mimo EHP. Takové předávání se opírá o vhodné záruky, jako je rámec EU–USA pro ochranu osobních údajů nebo standardní smluvní doložky EU. Údaje jsou uchovávány, dokud zákazník nepožádá o jejich vymazání. Údaje jsou uchovávány například kvůli webové analytice (statistické důvody) a pro usnadnění zadávání nových objednávek (zájem zákazníka).
Účel uchovávání údajů
Zákaznické údaje jsou uchovávány pro následující účely: komunikace se zákazníky, udržování a rozvoj zákaznického a obchodního vztahu a reportování a statistika. Společnost Finoy Oy využívá tyto a další údaje získané v průběhu zákaznického vztahu k plánování a cílení vlastní nabídky produktů a služeb.
Osobní údaje jsou využívány v mezích, které umožňují a vyžadují právní předpisy o ochraně osobních údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů a finský zákon o ochraně osobních údajů). Údaje nejsou poskytovány třetím stranám jinak než způsobem popsaným v části Poskytování a předávání údajů.
E-mailové adresy osob, které se přihlásily k odběru newsletteru, jsou využívány k jeho zasílání. Údaje uvedené v kontaktním formuláři jsou využívány k zodpovězení kontaktního dotazu.
Uchovávané údaje
Zákaznická evidence se skládá z několika samostatných souborů vytvořených podle jejich hlavního účelu. Údaje v těchto souborech společně tvoří následující soubory údajů uchovávaných o jednotlivých zákaznících:
- Kontaktní údaje zákazníka a údaje potřebné k objednání: jméno a příjmení, ulice, poštovní směrovací číslo, obec, země, jazyk, telefonní číslo a e-mailová adresa. Rodné číslo se uchovává pouze tehdy, pokud to vyžaduje zvolený způsob platby nebo zakoupený produkt. U zákazníků, kteří jsou společnostmi, spolky nebo organizacemi, navíc název společnosti a identifikační číslo společnosti.
- Údaje o zákaznické skupině, slevová skupina a další doplňující údaje týkající se konkrétního zákazníka.
- Fakturační adresa a další fakturační údaje.
- Případný souhlas s přímým marketingem.
- Údaje o objednávkách, dodávkách a vrácení zboží zákazníka.
- Přihlašovací údaje potřebné k přihlášení.
- IP adresa nebo jiný identifikátor.
- Další textové údaje související se zákaznickým vztahem, například účel kontaktního dotazu nebo přání týkající se termínu dodání.
Osobní údaje jsou na žádost zákazníka vymazány.
Poskytování a předávání údajů
Údaje jsou třetím stranám poskytovány pouze v rozsahu nezbytném pro splnění objednávky nebo vyžadovaném právní povinností. Příjemci jsou například poskytovatelé platebních služeb, společnosti poskytující informace o úvěruschopnosti, přepravní společnosti a orgány veřejné moci. Vzhledem k uspořádání zpracování údajů se část údajů může nacházet u našich IT subdodavatelů.
Pravidelné zdroje údajů
Kontaktní a zákaznické údaje jsou shromažďovány na začátku zákaznického vztahu a v jeho průběhu z toho, co zákazník sdělí správci. Zákaznický vztah vzniká, když se zákazník zaregistruje do služby, zadá objednávku, objedná si přímý marketing nebo uskuteční nákup. Zákaznický vztah lze zahájit také na žádost zákazníka, například na základě telefonického rozhovoru.
O souhlas s elektronickým přímým marketingem (marketing prostřednictvím e-mailu a textových zpráv) žádáme samostatně, jak vyžadují právní předpisy o ochraně osobních údajů. Údaje o úvěruschopnosti zákazníka v okamžiku objednávky jsou získávány ze systému společnosti Paytrail Oyj (identifikační číslo společnosti 2122839-7), společnosti Aurajoki Nordic Oy (1998514-5) nebo společnosti Suomen Asiakastieto Oy (0111027-9).
Webová analytika a reklama
Používáme analytické a reklamní nástroje, které zpracovávají osobní údaje o vaší návštěvě. V závislosti na vašich volbách týkajících se souborů cookie mohou tyto nástroje získat vaši IP adresu, informace o prohlížeči a zařízení, identifikátory souborů cookie a informace o zobrazených stránkách. Při zadání objednávky jim může být předána také vaše e-mailová adresa, jméno, telefonní číslo, PSČ a obec. Kontaktní údaje se před odesláním hashují, což skryje jejich obsah, ale nečiní je anonymními.
Údaje slouží k měření účinnosti našeho marketingu, k přiřazení nákupů a k cílení reklamy. Můžeme používat tyto nástroje a služby:
- Google (Google Ads a rozšířené konverze): https://business.safety.google/privacy/
- Google Analytics: https://analytics.google.com/analytics/web/
- Meta (Facebook) Pixel a Conversions API: https://www.facebook.com/business/tools/meta-pixel
- Microsoft Advertising (Bing Ads): https://about.ads.microsoft.com/en-us/resources/policies
Tito poskytovatelé mohou údaje zpracovávat i mimo EHP na základě vhodných záruk, jako je rámec EU-USA pro ochranu osobních údajů nebo standardní smluvní doložky EU. Volby, které toto zpracování řídí, můžete změnit v nastavení souborů cookie na konci této stránky.
Právní základ zpracování osobních údajů
Zpracování osobních údajů vyžaduje právní základ. Osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu (např. přihlášení k odběru newsletteru), smlouvy (např. zadání objednávky), právní povinnosti správce (např. pořízení a držení produktů podléhajících povolení), ochrany životně důležitých zájmů (např. účast na kurzu, který vyžaduje údaje o osobním zdravotním stavu) nebo oprávněného zájmu správce či třetí strany (např. webová analytika).
Soubory cookie
Používáme soubory cookie, které nám pomáhají vyvíjet naše webové stránky pro vás. Účelem souborů cookie je zlepšit a zrychlit nákupní zkušenost. Soubory cookie lze využít také k poskytování lepších nabídek a osobnějších doporučení produktů. Soubor cookie je malý textový soubor, který webový server uloží na pevný disk uživatele. Některé funkce webových stránek mohou vyžadovat přijetí souborů cookie. Webový prohlížeč uživatele pravděpodobně přijímá soubory cookie ve výchozím nastavení, uživatel však může soubory cookie v nastavení prohlížeče také zablokovat nebo je po použití z prohlížeče odstranit. Další informace o nastavení jednotlivých prohlížečů jsou k dispozici v pokynech výrobce prohlížeče.
Zabezpečení osobních údajů
Přístup k evidenci osobních údajů vyžaduje zvláštní přístupová práva. Přístup je omezen na údaje, které daná osoba potřebuje ke své práci, a vyžaduje osobní přihlašovací údaje. Zákaznická evidence a technika, která ji zpracovává, se nacházejí v uzavřených serverovnách. Technické vybavení a software jsou pravidelně a náležitě aktualizovány a na možné hrozby je reagováno okamžitě. Pro případ mimořádných událostí jsou údaje pravidelně zálohovány. Systém je proti připojením zvenčí chráněn firewallem.
Zaměstnanci, kteří zpracovávají údaje ze zákaznické evidence, jsou vázáni mlčenlivostí. Údaje jsou poskytovány pouze na základě zákonné oznamovací povinnosti, například na vlastní žádost zákazníka nebo na žádost orgánu veřejné moci vycházející ze zákona.
Práva subjektu údajů
Subjekt údajů má právo:
- na přístup ke svým osobním údajům a na získání kopie těchto údajů
- požadovat opravu nepřesných nebo neúplných údajů
- požadovat výmaz svých údajů, pokud pro zpracování již není žádný důvod
- požadovat omezení zpracování
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a odmítnout přímý marketing
- získat jím poskytnuté údaje v přenositelném formátu, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo na smlouvě
- kdykoli odvolat udělený souhlas
Žádosti se adresují správci. Subjekt údajů má dále právo podat stížnost u dozorového úřadu; ve Finsku je jím Úřad ombudsmana pro ochranu osobních údajů (tietosuoja.fi).